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DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
UNIDAD DE AUTORIZACIONES Y APROBACIONES
Al contestar refiérase
al oficio No.12132
29 de setiembre, 2004
DI-AA-2290
Licenciado
Fernando Trejos Ballestero
Presidente Ejecutivo
Instituto Mixto de Ayuda Social
De Pollos Kentucky 100 mts. norte, San José
Estimada señora:
Asunto:
Contrato para la prestación de servicios de aseo y limpieza suscrito entre el Instituto Mixto de Ayuda Social y Servicios de Consultoría de Occidente S.A.
Se hace referencia a su oficio AL-1377-08-2004, mediante el cual solicita la aprobación del contrato para la prestación de servicios de aseo y limpieza suscrito entre el Instituto Mixto de Ayuda Social y Servicios de Consultoría de Occidente S.A.
Una vez realizado el estudio de rigor, no se otorga al documento de mérito el refrendo contralor, en razón de que no se constata en el expediente administrativo de la licitación en estudio, que el contratista haya aportado la garantía de cumplimiento. Es por ello que ante una nueva gestión se deberá aportar el original o la copia de la garantía mencionada.
Atentamente,
Licda. Ana Paula Hernández Cordero
Fiscalizadora Asociada
Anexo: Un ampo y un contrato original.
APHC/lmu
ci Archivo Central
Ni: 18014
( Contratos
2004005674
] ...
Fecha publicación: 28/07/2006
Fecha emisión: 24/09/2004
Institución: INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
Emite: HISTÓRICO AUTORIZACIONES Y APROBACIONES
Tipo documental: CONTRATOS Y/O ADDENDA
Proceso: REFRENDO DE CONTRATOS
DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
UNIDAD DE AUTORIZACIONES Y APROBACIONES
Al contestar refiérase
al oficio No. 08694
29 de julio, 2004
DI-AA-1644
Licenciado
Fernando Trejos Ballestero
Presidente Ejecutivo
Instituto Mixto de Ayuda Social
Barrio Fco., Peralta, de Pollos Kentucky 75 mts. sur San José
Estimado señor:
Asunto: Convenio de cooperación suscrito entre el Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS) y el Patronato Nacional de la Infancia (PANI) para el comodato de un inmueble.
Nos referimos a su Oficio No. P.E.-943-07-04 del 8 de julio del año en curso, mediante el cual nos remite para refrendo, convenio de cooperación suscrito entre el Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS) y el Patronato Nacional de la Infancia (PANI) para el comodato de un inmueble en que funcionará el proyecto “Modelo de atención para niños, niñas y adolescentes en riesgo social con énfasis en niñas y jóvenes en explotación sexual.
Una vez efectuado el estudio de rigor, devolvemos debidamente refrendado el convenio de cita.
Atentamente,
Licda. Lucía Gólcher Beirute, M.B.A.
Fiscalizadora
Anexo: un fólder
LGB/lmu
ci Archivo Central
Área de Servicios Sociales, DFOE.
Ni: 14035
2004002018
( Contratos
] ...
Fecha publicación: 28/07/2006
Fecha emisión: 29/07/2004
Institución: INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
Emite: HISTÓRICO AUTORIZACIONES Y APROBACIONES
Tipo documental: CONVENIOS
Proceso: REFRENDO DE CONVENIOS
1
DIVISION DE ASESORIA Y GESTION JURÍDICA
Al contestar refiérase
al oficio Nº 1 6 2 4 5
15 de diciembre, 2004
DAGJ-3455-2004
Licenciado
Rodrigo Campos Hidalgo
Gerente General
INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
Estimado señor:
Asunto: Se autoriza a contratar directamente servicios de seguridad y vigilancia para oficinas de las Gerencias Regionales y DEDES del IMAS, por un plazo de cuatro meses y por un monto de ¢27.778.311,64.
Damos respuesta a su oficio G.G. 1672-12-2004 del 2 de diciembre de 2004, complementado vía fax con oficio GG 1714-12-2004 del 14 de diciembre pasado, mediante los cuales gestiona la autorización para contratar directamente servicios de seguridad y vigilancia para algunas oficinas de las Gerencias Regionales y CEDES del IMAS, durante un período de cuatro meses, por un monto de ¢27.778.311,64, según detalle suministrado en su misiva. Lo anterior, mientras se resuelve un recurso de apelación interpuesto ante este Despacho de la Licitación Pública 03-2004 para la “Contratación de servicios de seguridad y vigilancia”.
I.-Antecedentes:
En apoyo de su gestión, nos señalan que dichos servicios responden a una necesidad permanente, habiendo iniciado el procedimiento de contratación en el mes de junio pasado. Aduce que el presente procedimiento de contratación sustituye el actual contrato cuyo vencimiento está previsto para el próximo 31 de diciembre y no que no prevé posibilidad de prórrogas adicionales, lo que obliga a plantear la presente solicitud mientras adquiere firmeza el acto de adjudicación del concurso referido y se cuenta con el respectivo refrendo contralor.
Aclara que el costo mensual del de los servicios sobrepasa el límite económico previsto de esa Administración para una contratación directa.
II.- Criterio del Despacho:
Sobre el particular, nos permitimos comunicarles que, en atención a las justificadas razones aducidas, y a la importancia que dicho servicio reviste para la seguridad tan ...
Fecha publicación: 19/12/2004
Fecha emisión: 16/12/2004
Institución: INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
Emite: HIST.DIVISION DE ASESORIA Y GESTION JUR.
Tipo documental: AUTORIZACIONES Y APROBACIONES ANTERIORES AL 2005
Proceso: TRAMITE DE SOLICITUDES DE AUTORIZACION DE CONTRATACION DIRECTA
INFORME No. DFOE-SO-42-2004
16 de diciembre, 2004
DIVISIÓN DE fiscalizaciÓn operativa y evaluativa
Área DE SERVICIOS SOCIALES
informe sobre los resultados del estudio del presupuesto para el año 2005 DEL INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
2004
CONTENIDO
No. de página
1.
Introducción.
1
1.1.
Origen del estudio.
1
1.2.
Alcance del estudio.
1
1.3.
Consideraciones generales acerca del estudio.
2
2.
Resultados.
4
2.1.
Presupuesto ordinario.
4
2.1.1.
Aprobaciones.
4
2.1.2.
Otros asuntos estudiados.
6
2.2.
Plan Operativo Anual.
6
2.3.
Otros resultados.
8
3.
Conclusiones.
8
4.
Disposiciones.
9
4.1.
A la Presidenta Ejecutiva.
9
4.2.
A la Auditoría Interna.
11
INFORME No. DFOE-SO-42-2004
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
Área DE SERVICIOS SOCIALES
informe sobre los resultados del estudio del
presupuesto para el año 2005 DEL INSTITUTO
MIXTO DE AYUDA SOCIAL
1. INTRODUCCIÓN.
1.1. ORIGEN DEL ESTUDIO.
Con fundamento en las atribuciones conferidas a la Contraloría General de la República en los artículos 175 y 184 de la Constitución Política de la República, 18 de su Ley Orgánica, No. 7428, y otras leyes conexas, se analizó el presupuesto y su correspondiente plan operativo anual para el ejercicio económico 2005, presentado por el Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS).
1.2. ALCANCE DEL ESTUDIO.
Para el análisis respectivo se han tenido a la vista el presupuesto y el plan operativo anual, que fueron aprobados por el Consejo Directivo, según consta en el acta de la sesión No. 075-04, celebrada el 28 de setiembre de 2004 y remitidos con la nota No. PE-1629-09-2004 del 30 de setiembre del 2004, recibida el 30 del mismo mes y año; así como la documentación complementaria aportada como apoyo de tales documentos, anexa a ellos.
La verificación del cumplimiento del bloque de legalidad, en el plan operativo anual y el presupuesto, se fundamentó en las guías y certificaciones remitidas por esa entidad, según lo establecido ...
Fecha publicación: 18/12/2004
Fecha emisión: 15/12/2004
Institución: INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
Emite: HISTÓRICO SERVICIOS SOCIALES
Tipo documental: PRESUPUESTO INICIAL
Proceso: ANALISIS DE PRESUPUESTO ORDINARIO
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Servicios Sociales
2
Al contestar refiérase
al oficio No. 16133
16 de diciembre, 2004
FOE-SO-475
Licenciado
Edgardo Herrera Ramírez
Auditor Interno
Instituto Mixto de Ayuda Social
San José
Estimado señor:
Asunto:
Remisión del Informe No. DFOE-SO-42-2004, sobre los resultados del estudio del presupuesto para el año 2005 del Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS), que se aprueba por la suma de ¢23.142.461,6 miles.
Para su conocimiento y cumplimiento de las disposiciones que corresponden a esa Auditoría Interna, se le remite copia del Informe No. DFOE-SO-42-2004, que contiene los resultados del estudio del presupuesto para el período 2005 del Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS), el cual se aprueba por la suma de ¢23.142.461,6 miles.
Atentamente,
Licda. Guiselle Segnini Hurtado
Gerente de Área
ASG/GSH/gsl
ci
File del IMAS-PO-05
Área de Servicios Sociales
Archivo Central
Archivos originales
Gestión:
2004006545-1
Oficios de remisión de informes
] ...
Fecha publicación: 18/12/2004
Fecha emisión: 15/12/2004
Institución: INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
Emite: HISTÓRICO SERVICIOS SOCIALES
Tipo documental: OFICIO DE REMISION DE INFORMES
Proceso: ANALISIS DE PRESUPUESTO ORDINARIO
1
2
DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
UNIDAD DE AUTORIZACIONES Y APROBACIONES
Al contestar refiérase
al oficio No.16077
15 de diciembre, 2004
DI-AA-2885
Licenciado
Rodrigo Alberto Campos Hidalgo
Gerente General
Instituto Mixto de Ayuda Social
Carretera a San Pedro, de Pollos Kentucky 100 mts. Sur
Estimado señor:
Asunto: Se requiere el refrendo al convenio de cooperación y apoyo técnico y financiero suscrito entre el Instituto Mixto de Ayuda Social y el Instituto Costarricense de Acueducto y Alcantarillados.
Se da respuesta a su oficio G.G.-1565-11-04, recibido el día 12 de noviembre del 2004, mediante el cual solicita el refrendo al Convenio de cooperación y apoyo técnico y financiero suscrito entre el Instituto Mixto de Ayuda Social y el Instituto Costarricense de Acueducto y Alcantarillados, mediante el cual el primero financia parcialmente la ejecución del proyecto de construcción del acueducto de Home Creek de Talamanca, de la Provincia de Limón, el cual se encuentra a cargo del segundo.
Realizado el análisis de rigor y con vista en la certificación de contenido presupuestario extendida por los señores Gerardo Alvarado Blanco y Luz Marina Campos Ramírez, responsables del Área de Presupuesto y Financiera del IMAS, se concede la aprobación requerida.
Atentamente,
Licda. Carolina Cubero Fernández
Fiscalizadora Asociada
CCF /lmu
ci Archivo Central
Ni: 25369
2004007684
( Contratos
] ...
Fecha publicación: 18/12/2004
Fecha emisión: 15/12/2004
Institución: INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
Emite: HISTÓRICO AUTORIZACIONES Y APROBACIONES
Tipo documental: CONVENIOS
Proceso: REFRENDO DE CONVENIOS
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Servicios Sociales
2
Al contestar refiérase
al oficio No. 16131
16 de diciembre, 2004
FOE-SO-474
Máster
Marta Lora Morejón
Presidenta Ejecutiva
INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
Apartado postal 6213-1000
San José
Estimada señora:
Asunto:
Remisión del Informe No. DFOE-SO-42-2004, sobre los resultados del estudio del presupuesto para el año 2005 del Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS), que se aprueba por la suma de ¢23.142.461,6 miles.
Para lo de su competencia, se remite el Informe No. DFOE-SO-42-2004, que contiene los resultados del estudio del presupuesto para el período 2005 del Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS), el cual se aprueba por la suma de ¢23.142.461,6 miles.
En los próximos quince días hábiles, deberá comunicar a este órgano contralor, las medidas adoptadas para cumplir con las disposiciones contenidas en el acápite 4.1 del citado informe. Además, deberá informar, en un plazo de tres meses, los avances en el efectivo cumplimiento de las disposiciones emitidas, las cuales son de acatamiento obligatorio, de acuerdo con los artículos 4 y 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, No. 7428 y 12 de la Ley General de Control Interno, No. 8292.
Esta Contraloría General se reserva la posibilidad de verificar, mediante los medios que considere pertinentes, la ejecución de las disposiciones emitidas, así como de valorar la aplicación de los procedimientos administrativos que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de esas disposiciones.
Atentamente,
Licda. Guiselle Segnini Hurtado
Gerente de Área
ASG/GSH/gsl
ci
Gerencia General, IMAS
Subgerencia Administrativa Financiera, IMAS
Subgerencia de Desarrollo Social, IMAS
Área de Apoyo y Asesoría Financiera, IMAS
Asesoría de Planeamiento Institucional, IMAS
File de IMAS-Presupuesto Ord. 2005
Área de Servicios Sociales
Archivo Central
Archivo originales
NI:
21158, 21187, 21404, 25383 y ...
Fecha publicación: 16/12/2004
Fecha emisión: 13/12/2004
Institución: INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
Emite: HISTÓRICO SERVICIOS SOCIALES
Tipo documental: OFICIO DE REMISION DE INFORMES
Proceso: ANALISIS DE PRESUPUESTO ORDINARIO
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Servicios Sociales
2
Al contestar refiérase
al oficio Nº 15640
10 de diciembre, 2004
FOE-SO-456
Licenciado
Edgardo Herrera Ramírez
Auditor General
INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
Apartado postal 6213-1000
San José
Estimado señor:
Asunto:
Remisión del informe No. DFOE-SO-36-2004, sobre el estudio realizado al Programa de Empresas Comerciales del Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS).
En cumplimiento de su plan de trabajo, esta Contraloría General realizó un estudio sobre el Programa de Empresas Comerciales del Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS).
En el informe No. DFOE-S0-36-2004 se exponen los resultados del estudio, referentes a las debilidades del marco jurídico que sustenta la explotación de las tiendas libres, el funcionamiento de un órgano fiscalizador que opera directamente la actividad comercial, deficiencias en el desarrollo de sistemas de información que ocasionaron atrasos en el registro contable; supervisión inefectiva sobre la ejecución de un convenio por servicios con el Banco Nacional de Costa Rica y otras deficiencias de control interno relacionadas con los activos fijos, con las ofertas de proveedores comerciales y con el pago de comisiones sobre ventas.
Mucho le agradeceré informar a esta Contraloría General sobre las medidas que tome esa Auditoría para cumplir las disposiciones contenidas en el punto 4.2 de ese informe.
Atentamente,
Licda. Guiselle Segnini Hurtado
Gerente de Área
CEBM/GSH/GCZ/gsl
ci
Área de Servicios Sociales
Archivo Central (2)
Archivo originales
Oficios de remisión de informes
] ...
Fecha publicación: 12/12/2004
Fecha emisión: 09/12/2004
Institución: INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
Emite: HISTÓRICO SERVICIOS SOCIALES
Tipo documental: OFICIO DE REMISION DE INFORMES
Proceso: AUDITORIA FINANCIERA
6
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Servicios Sociales
INFORME No. DFOE-SO-36-2004
10 de diciembre, 2004
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
ÁREA DE SERVICIOS SOCIALES
INFORME SOBRE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO AL PROGRAMA DE EMPRESAS COMERCIALES DEL
INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL (IMAS)
2004
CONTENIDO
No. de página
RESUMEN EJECUTIVO
1. INTRODUCCIÓN.
1
1.1.
Origen del estudio.
1
1.2.
Alcance del estudio.
1
1.3.
Generalidades.
2
1.4.
Comunicación verbal de los resultados.
3
2. RESULTADOS.
3
2.1. Insuficiencia del marco jurídico.
3
2.2. Estructura orgánica inaplicable.
9
2.3. Ausencia de una plataforma integrada de información.
13
2.4. Debilidades de supervisión sobre la ejecución del convenio de servicios bancarios con el Banco Nacional de Costa Rica.
18
2.5. Deficiencias de control interno.
26
2.5.1. Insuficiente cobertura de pólizas de seguro contra robo.
26
2.5.2. Debilidades de control interno sobre los activos fijos.
27
2.5.3. Deficiencias en firmas de ofertas de proveedores.
28
2.5.4. Pago de porcentajes improcedentes en comisiones sobre ventas.
29
3.
CONCLUSIONES.
30
4.
DISPOSICIONES.
32
4.1. Al Consejo Directivo del IMAS.
32
4.2. Al Auditor Interno del IMAS.
35
ANEXO No. 1-
Organigrama.
ANEXO No. 2-
Organigrama órgano fiscalizador.
ANEXO No. 3-
Asignación actual de funciones generales requeridas.
ANEXO No. 4-
Detalle sobre períodos en los que no se recibió el servicio de cajeros humanos del BNCR.
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
ÁREA DE SERVICIOS SOCIALES
ESTUDIO AL PROGRAMA DE EMPRESAS COMERCIALES DEL INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL (IMAS)
RESUMEN EJECUTIVO
En cumplimiento de su plan de trabajo, esta Contraloría General realizó una evaluación del Programa de Empresas Comerciales (PEC) del Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS), abarcando aspectos de la gestión administrativa y financiera, y de su sistema de control interno, en áreas tales como fundamento jurídic ...
Fecha publicación: 12/12/2004
Fecha emisión: 09/12/2004
Institución: INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
Emite: HISTÓRICO SERVICIOS SOCIALES
Tipo documental: INFORMES DE FISCALIZACIONES
Proceso: AUDITORIA FINANCIERA
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Servicios Sociales
2
Al contestar refiérase
al oficio No. 15639
10 de diciembre, 2004
FOE-SO-455
Señora
Ligia Monge Padilla
Secretaria de Actas del Consejo Directivo
INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
Apartado postal 6213-1000
San José
Estimada señora:
Asunto:
Remisión del informe No. DFOE-SO-36-2004, sobre el estudio realizado al Programa de Empresas Comerciales del Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS).
Para que lo haga del conocimiento de los miembros de ese órgano colegiado, adjunto se remite el informe en referencia.
En dicho informe se exponen los resultados del estudio, referentes a las debilidades del marco jurídico que sustenta la explotación de las tiendas libres, el funcionamiento de un órgano fiscalizador que opera directamente la actividad comercial, deficiencias en el desarrollo de sistemas de información que ocasionaron atrasos en el registro contable; supervisión inefectiva sobre la ejecución de un convenio por servicios con el Banco Nacional de Costa Rica y otras deficiencias de control interno relacionadas con los activos fijos, con las ofertas de proveedores comerciales y con el pago de comisiones sobre ventas.
Mucho le agradeceré informar a esta Contraloría General sobre las medidas que tome ese Consejo Directivo, para cumplir las disposiciones contenidas en el punto 4.1 de ese informe.
Atentamente,
Licda. Guiselle Segnini Hurtado
Gerente de Área
CEBM/GSH/GCZ/gsl
ci
Presidenta Ejecutiva-IMAS
Área de Servicios Sociales
Archivo Central (2)
Archivo originales
Oficios de remision de informes.
] ...
Fecha publicación: 12/12/2004
Fecha emisión: 09/12/2004
Institución: INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
Emite: HISTÓRICO SERVICIOS SOCIALES
Tipo documental: OFICIO DE REMISION DE INFORMES
Proceso: AUDITORIA FINANCIERA